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行政工作统筹管理

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行政工作统筹管理开课时间与地点

广州 2022-07-23至2022-07-24 3800元 讲师团 详情了解

行政工作统筹管理课程简介



课程背景】

行政管理是企业的中枢神经系统。行政管理的广度,涉及到一个企业运作的全部过程;行政工作的深度,又关乎到企业各个板块的管理效率,还有许多局外人难以想象的细枝末节。企业的行政管理如此重要,却很少人能以统筹的思维来开展工作,或者是有想法,没办法。

面对大量繁琐的事务性工作,如何摆脱被动局面,主动掌握工作节奏,从容应对突发问题,有效协调各方资源,使行政工作真正成为经营管理的好帮手,舒老师以其丰富的管理经历和实战型讲师的引导能力,帮助行政管理者排除上述困惑。

 

课程大纲】

第一单元:关于行政统筹的基本认知

(一)当前环境下行政管理的转型


1、从管家型到枢纽型

2、从经验管理到科学管理

3、从被动执行到主动推进


(二)行政统筹的绩效价值


1、协调的功能

2、优化的功能

3、执行的功能

4、服务的功能


(三)行政管理工作的困扰及其应对

1、工作内容和效果的无形性

2、任务的被动性和突发性

3、外界对其管理效果评价的主观性

4、管理特征的政策性和协调性

(四)行政统筹管理的领域

1、硬件—办公环境、办公设施、后勤资源

2、软件—管理效率、工作流程、预见性管理

3、人员—工作心态、服务意识、习惯、个性

(五)审视行政部门存在的价值

1、努力发现业务部门的需求- 避免被边缘化

2、努力满足企业运作的核心需求-被高层所依赖

3、努力创造企业和业务部门的需求-凸显自身价值

 

第二单元:企业运营的统筹管理

(一)事务性工作的统筹管理体系

1、建立管理法规

2、量化管理标准

3、制作点检工具

4、完善抽查记录

(二)办公环境的统筹管理

1、办公环境管理的特点和难点

繁杂、琐碎、重复性强

   突发性、被动型

       智能化管理的作用有局限


2、如何保证管理的有效性

使任务可视化-除去感觉和经验导致的盲区

制作管理工具-降低检查和监督的成本

建立工作标准-保证执行过程的可操行性


3、有效管理标准的特征

可衡量-能够量化到点

可检验-不能产生争议

       可追溯-便于检查监督


4、管理效果的检验

复杂的事情简单化

简单的工作流程化

让经验可以复制

降低对人的依赖


5、用管理工具弥补弥补智能化办公管理的缺陷

演练:管理工具的演示及制作

案例:洗手间管理文化

(三)其他行政事务的管理规范

1、饭堂管理规范(作业、卫生、安全、采购)

2、保安管理规范(培训、安全、工作标准)

3、公务车管理规范(司机培训、考核)

4、前台管理规范(礼仪、标准化)

(四)会议筹划与管理

1、会议的行政筹划与准备

企业会议类型

各类会议的筹划要点

会议席位的礼宾次序

为效果服务的几种会场模式


2、行政例会效果的管理与控制

摩氏会议效果评鉴法

科学的会议纪要模板

会议决议的跟进和督办


3、用管理工具弥补弥补智能化办公管理的缺陷

 

 

 

第三单元:跨部门工作任务的统筹管理

(一)行政沟通协调的困扰和难点

1、垂直指挥系统的作用有限,缺乏强制力

2、职能分工不合理,导致部门利益冲突

3、职权划分不清晰,有责任盲点或空白区

4、组织资源稀缺,导致无序竞争和掠夺

5、人性的弱点---尽可能把责任推给他人

(二)科学管理的思路与方法

 1、科学代替经验,用清晰的工作流程避免责任的盲区

2、理性代替感性,用清晰的任务划分避免部门间推诿

 3、高效率代替随意性,用重组和优化手段避免工期延误

(三)情景演练:企业年会统筹策划案

科学的会议统筹流程

1、分解任务-使大型任务变成每一项清晰具体的活动

2、制作工作包-明确各协作部门的管理责任和资源配置

3、制作管理网络图-各项任务的完成时限和相互制约的关系清晰化

4、关键任务管理— 保证监督检查和特殊问题统筹到位

 

第四单元:有效的行政沟通与协调

(一)构建企业的沟通网络—提升部门管理威信

1、建立清晰的管理系统-明确企业的汇报关系

2、健全正式沟通路线-保证信息的权威性和严肃性

3、建立正向的沟通渠道-传递公司的文化和管理主张

(二)有效的对上沟通-获得领导信任

1、学会听懂上级说话,不要想当然

2、问好问题,了解领导的真正需求

3、有效表达,提高建议的采信率

4、积极互动,引导上级的正确思路

5、主动补台,适应不同上级的行为风格

6、严格职场操守,不参与办公室政治

7、承接任务三步骤

8、工作汇报四原则

9、接受指令五步法

(三)有效的横向沟通-获得他人支持

1、用好非职务权力,增强个人影响力

2、分析对方的利益,启动对方需求

3、踩住对方的动力点,销售你的主张

4、了解并消除对方顾虑,促使对方参与

5、衡量双方优先级,找到最大公约数

 

五单元:行政管理案例和工具

课程内容总结与回顾

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